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sábado, 26 de febrero de 2011

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADOS:

Documento de caracter probatorio, publico o pivado. que asegura la averasidad y la legalidad de un hecho un acto solemne (acontesimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)

CONSTANCIA:

documento de caracter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad

CARGO:

Titulo de la posicion que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

DATOS DEL REMITENTE:

Razon social, logotipo, ciudad, direccion, apartado, direccion electronica, telefono, fax, telex y NIT de quien otorga la certificacion.

DOCUMENTO PRIVADO:

El expedido por un representante de la entidad privada.

DOCUMENTO PUBLICO:

El expedido por un funcionario publico.

ENCABEZADO:

Linea de identificacion para indicar la continuidad del documento.

ESPACIO:

Distancia horizontal de escritura.

FECHA:

Lugar de origen del documento, dia, mes, y año de expedicion.

LINEA ESPECIAL:

Identificacion del transcriptor.

INTERLINEA:

Distancia vertical entre dos renglones. por extension se le denomina renglon.

LOGOTIPO:

Simbolo que identifica una empresa

MEMBRETE:

Inscripcion impresa del conjunto de datos que identifican a un persona natural o juridica.

NUMERO O REFERENCIA:

Identificacion consecutiva del documento.

RAZON SOCIAL:

Nombre que identifica una empresa.

REMITENTE:

Nombres y apellidos del firmante autorizado.

RENGLON:

Series de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

TEXTO:

Contenido del documento.

TRANSCRIPTOR:

Persona responsable de digitar el documento.

CLASIFICACION

De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:

CONSTANCIA PARA:

-Tiempo de servicio

-Experiencia

-Salarios u honorarios

-Clase de trabajo

-Jornada laboral

-Cumplimiento de comisiones

-Comportamiento del trabajador



CETIFICADO PARA:

-Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos

-Derecho de uso del sello icontec

-De conformidad con norma técnica colombiana

-Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio

-Asistencia a congreso, cursos y seminarios

-Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción

-Documentos de identidad

-Certificado de aseguramiento de la calidad

-Certificado del sistema de administración ambiental

-Becas, donaciones y exenciones

-Créditos, prestamos u oras transacciones comerciales

-Relación de retenciones de impuestos

-Paz y salvo

-Resultados de exámenes médicos




ESTILOS

BLOQUE EXTREMO

Las líneas de números (si lo hay), fecha y firmante parten del margen izquierdo.


BLOQUE

 Las líneas de números (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escritorio hacia el margen derecho.


REQUISITO

MARGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2cm y 3cm.



PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS


Los certificados y constancias se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen de la siguiente manera:


 Numero (referencia)

Es opcional llevar un control de expedición, numero consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas del margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.


Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y las constancias en forma secuencial.


FECHA

Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escribe de dos a tres interlineas del numero (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay numero y en forma completa , en orden de dia, mes (en minúsculas ) y años sin separarlos con puntos.

EJEMPLO

                                 
                                 Popayán, 15 de noviembre de 2008



CARGO

El cargo del responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlineas de la fecha.


EJEMPLO

                                              LA GERENTA DE TALENTO HUMANO


IDENTIFICACION

Las expresiones CERTIFICA O HACE CONSTAR seguida de dos puntos (:) se escriben de tres a cuatro interlineas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse en negrilla para resaltar).



EJEMPLO

EL DIRECTOR DE PERSONAL

HACE CONSTAR:




                                                            





TEXTO

De tres a cuatro interlinea  de  la identificación  y contra el margen izquierdo se inicia el texto
Con la conjunción que ala que siguen los datos del solicitante que pueden ser.

 -Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del             documento  de identidad.

-Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.

EJEMPLOS

Que el señor  HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con  cedula de ciudadanía 70.048.946 de…

Que a INDUSTRIAS PLASTICAS S.A.,  con NIT 890 980 900-5 se les retuvo…



Se emplea interlineación de uno y medio o dos.  Entre renglones y el doble entre párrafos.

Se redacta en forma clara, breve directa, corte y se expresa  en tercera persona  del singular.

Es importante que no presente errores técnicos ortográficos gramaticales ni de puntuación.

La presentación debe ser impecable si borrones ni repisados

 En el último párrafo se especifica  el motivo por el cual se expide la certificación  y de preferencia,  se incluye el destinatario.

EJEMPLOS

Esta constancia se expide para ratificar su asistencia a la reunión.

Este certificado se expide para ser presentado al inurbe, con el fin de solicitar crédito de vivienda.

FIRMANTE

El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenido, de cuatro de seis interlineas del último renglón del texto y según el sitio elegido.
En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o más firmante si el número es impar, el último se centra.

  


TRANSCRIPTOR


A dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS

En centros educativos la responsabilidad la tienen dos personas, el director del establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres a cuatro interlineas de la fecha, centrados, en mayúscula sostenida y precedidos por los artículos EL o LA, según corresponda.

EJEMPLO:

LA RECTORA Y EL SECRETARIO GENERAL DEL COLEGIO SANTA TERESITA
Las expresiones CERTIFICADO o HCACER CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escribe centradas, en mayúsculas sostenida y de tres a cuatro interlineas de las anotaciones.
De tres a cuatro interlineas de la identificación anterior, se inicia el texto con la misma característica del numeral  4, 2,5.
Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlineas del último   reglón del texto; el de mayor jerarquía contra el margen izquierdo y el de menor  jerarquía, en la misma línea, contra el margen derecho.

 

PAGINAS SUBSIGUIENTES

si los certificados y constancias requieren mas de una hoja, se tiene encuenta lo siquiente:

1. se pueden utilizar hojas e blanco o que tengan impresos solo el logotipo o la razon social.

2. lacalidad, el color y el tamaño del papel debe ser los mismos en todo las hojas.

3. el encabezado se ubica entre dos centimetros y tres centimetros del borde superor de la hoja en papel en blanco o a dos interlineas del logotipo o la  razon social, con mayuscula inicial.esta constituido por la linea de identificacion contra el margen izquierdo y el numero de pagina contra el margen derecho.

la linea de identificacion contiene el nombre de quien solicita la certificacion.

EJEMPLOS
MARGEN IZQUIERDO                                                  MARGEN DERECHO
Certificado para Mundo Nacional Ltda.                                                           2
Constancias para Aurelio Rojas Patiño                                                            2


 el primer parrafo se inicia de dos o a cuatro interlines del encabezado.

EJEMPLOS DE CERTIFICDOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADO EN ESTILO BLOQUE

                        0215


                                                                                         San Andrés islas, febrero 26 de 2011




EL CONTADOR GENERAL




CERTIFICA




Que a un mundo nacional SA, NIT 40901703-1, se le efectuó retención en le fuente por el año gravable de 1996, según lo dispuesto por el artículo 381 del estatuto tributario.


Este certificado se expide para una transacción bancaria.





FERNANDO LOPERA URIBE



Sonia M.

CERTIFICACION EN ENTIDAD EDUCATIVA

CERTIFICACION EN ENTIDAD EDUCATIVA

R-0215



San Andrés islas, febrero 26 de 2011




LA RECTORA Y EL SECRETARIO GENERAL DEL COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA



Institución universitaria de carácter oficial, creada por la Ley 48 de 1945, en cumplimiento de las funciones que le atribuye el Artículo 67 del Acuerdo 002 de 1996.



CERTIFICAN:



Que JULIO SERNA RUIZ, identificado con cedula de ciudadanía 71.631.676 de Medellín, está matriculado en el cuarto nivel del programa Tecnología en Delineantes de Arquitectura e Ingeniería, durante el periodo de enero-junio de 1997, tiempo completo, con el siguiente horario de clase: lunes, miércoles y viernes de 8:00 a 11:00 y de 13:00 a 17:00 horas.


Se expide para ser presentado a Empresas Publicas de Medellín.



CECILIA RODRIGUEZ OROZCO                         GILDARDO A. PEREZ LOPERA


Patricia M.
 

CONSTANCIA EN ESTILO BLOQUE EXTREMO

CONSTANCIA ESTILO BLOQUE EXTREMO

0102



San Andrés islas, febrero 26 de 2011




LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES




HACE CONSTAR




Que la ingeniera DORIS BUITRAGO BOTERO, identificada con cedula de ciudadanía 34.527.143 de Barranquilla, trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de  2008, y desempeña el cargo de asistenta de Recursos Humanos.


Esta constancia se expide para trámites de visa en el consulado de los Estados Unidos de América.



CECILIA RODRIGUEZ OROZCO


Patricia M.